Personvernerklæring for de kommunale barnehagene

I dette dokumentet kan du lese om hvordan vi behandler personopplysningene dine og hvilke rettigheter du som registrert elev eller foresatt har i våre systemer. Personvern og informasjonssikkerhet er viktig, og vi vil at du skal føle deg trygg på at lover og regler følges. Når kommunen behandler opplysninger om deg, skal du som registrert i våre systemer alltid få vite hvilke data som behandles, hva opplysningene brukes til, samt hvor lenge opplysningene skal lagres. Behandling av dine personopplysninger vil til enhver tid dokumenteres etter gjeldende bestemmelser.

Hvem er behandlingsansvarlig?
Det er kommunedirektør Rune Antonsen som er den øverste ansvarlige for behandling av personopplysninger i Våler kommune. Det daglige ansvaret for å utføre oppgaver knyttet til dette, er delegert til styrerne:

      
Nordhagen barnehage: Hanne E. Raade her@vis.kommune.no

          Vålbyen barnehage: Sølvi Merete Nilsen smn@vis.kommune.no

 

Hva er formålet?
Våre kommunale barnehager behandler personopplysninger som er nødvendige for å utføre lovpålagte oppgaver og andre tjenester, samt for å kunne saksbehandle henvendelser. Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi samler inn opplysningene, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller utleverer dem.

Eksempelvis trenger vi personopplysninger for å kunne fatte riktig vedtak og ivareta retten til barnehageplass, ha grunnlag for tilpasning av barnehagetilbudet som det enkelte barn har rett på, samt sikre korrekte kontaktopplysninger til barn og foresatte.

Andre eksempler hvor vi behandler personopplysninger er for:

  • å kommunisere med barnet og foresatte, også ved overgang til skole
  • å ha nødvendig informasjon om utfordringer barnet har knyttet til for eksempel diagnoser, vedtak, personlige forhold og lignende for å møte barnets behov så lenge barnet går i barnehagen.
  • å ha nødvendige opplysninger knyttet til foreldrebetaling

Kommunen har også en plikt til å sikre arkivering og bevaring av opplysninger innhentet i forbindelse med formål som nevnt. Opplysningene behandles på samme måte om det er elektronisk eller på papir.
 

Hva er det rettslige grunnlaget?

Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger i kommunale barnehager er for det meste hjemlet i lov. Sentrale lover er:

  • Barnehageloven
  • Forskrift om rammeplan for barnehagens innhold og oppgaver
  • Personopplysningsloven
  • Offentleglova med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. Våler kommune praktiserer meroffentlighet, det vil si at kommunen så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige.
  • Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet i Våler kommune. Som part i saken har du særskilte rettigheter, bl.a. om innsyn i sakens dokumenter.
  • Arkivloven inneholder regler om hvordan sakens dokumenter skal oppbevares, herunder om lagring i arkivinstitusjon.

I noen tilfeller behandler vi personopplysninger basert på ditt samtykke. I slike tilfeller blir du informert om hva behandlingen går ut på og aktivt bli bedt om å samtykke. Du kan når som helst trekke ditt samtykke tilbake.

Eksempel på samtykke er overlevering av opplysninger til ny barnehage, overgang til skolen, samarbeid med Barne- og ungdomspsykiatrisk klinikk (BUP), Pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT) og helsestasjon.


Hvilke personopplysninger behandles?
Her kommer en beskrivelse av de elektroniske systemene som lagrer personinformasjon for barnehagen i Våler. De ulike systemene behandler nødvendig informasjon knyttet til de ulike formålene som er nevnt tidligere. De elektroniske systemene som lagrer personinformasjon for de kommunale barnehagene beskrives under. Systemet/systemene lagrer nødvendig informasjon knyttet til formålet for hvert system.

Kommunens system for administrasjon av barnehageplasser inneholder personopplysninger knyttet til barn og foresatte som søker om eller har barnehageplass.

Webbasert søknad om barnehageplass formidles gjennom en ekstern leverandør som kommunen har databehandleravtale med, men leverandøren har ikke innsyn i disse personopplysningene.

  • Administrativt barnehagesystem:
    Her ligger personopplysninger som navn, adresse, personnummer, telefonnummer på barn og foresatte. Det sendes ut fakturafil over til økonomisystemet, hvor fakturaer blir sendt ut.
  • MyKid:
    Her ligger personopplysninger som navn, adresse, fødselsnummer, telefonnummer på barn og foresatte samt fravær. Foresatte kan selv styre hvilken info de legger på sitt barn. Foresatte godkjenner at det legges ut bilder av sitt barn.
  • Sak/arkivsystem:
    I dette systemet ligger elektroniske mapper på barna med all informasjon på ulike vedtak, personlige forhold, brev til/fra foresatte, samt samtykke gitt av foresatte. Systemet ivaretar sikkerheten rundt lagring av sensitiv data. Inntektsopplysninger ved eventuell søknad om redusert foreldrebetaling.
  • Barnemapper som oppbevares i barnehagen, hvor helseopplysningsskjema, allergier, foreldresamtaler ligger.

 

Hvor hentes opplysningene fra?

Personopplysninger som behandles av barnehagene kan være direkte opplysninger gitt av foreldre/foresatte/pårørende selv, Folkeregisteret, ved flytting kan opplysninger innhentes fra tidligere barnehage etter samtykke fra foreldre/foresatte, eventuelle sakkyndige vurderinger/epikriser fra PPT, BUP, andre offentlige instanser og relevante fagsystemer.

 Når vi tilbyr lovpålagte tjenester til våre innbyggere, kan vi når det er nødvendig hente opplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller offentlige registre, eksempelvis fra Folkeregisteret. Du har alltid rett til å få vite hvorfra vi henter opplysninger om deg i forbindelse med dine tjenester og ytelser i kommunen.
 

Utleveres opplysningene til tredjeparter?

Ved enkelte anledninger blir dine personopplysninger formidlet til andre. Det kan være samarbeidsorganer eller andre som vi har plikt til å gi informasjon til. I slike tilfeller vil enhetsleder/barnehagesjef alltid forsikre seg om at delingen skjer basert på lovlig grunnlag.

Eksempel på samarbeidsorgan er barnevernet, helsestasjon, overgang til skoler og andre barnehager.

- Barneverntjenesten (jfr. Opplysningsplikt)
- NAV (kontantstøtte)

 

Hvordan sikres opplysningene?

Informasjonssikkerhet handler om å sikre at informasjonen

  • ikke blir kjent for uvedkommende (konfidensialitet)
  • ikke blir endret utilsiktet eller av uvedkommende (integritet)
  • er tilgjengelig ved behov (tilgjengelighet)

Barnehagene i Våler har ansvar for å sørge for at personopplysninger er tilstrekkelig sikret, og har rutiner som skal sikre at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til opplysningene. Personopplysninger kan ikke endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette.

Hvordan slettes og arkiveres opplysningene?
Opplysningene vil bli tatt vare på inntil «formålet med behandlingen er oppfylt». Personopplysninger som vi behandler på bakgrunn av ditt samtykke vil bli slettet hvis ditt samtykke slettes eller formålet med behandlingen er oppnådd.
Videre oppbevaring og lagring av personopplysninger skjer i henhold til arkivlovgivningen og annen særlovgivning.

Hvilke rettigheter har du?

Når barnehagen i Våler behandler opplysninger om deg, skal du som registret i våre systemer alltid få vite hvilke data som behandles, hva opplysningene brukes til, samt hvor lenge de lagres. Du kan henvende deg til Våler kommune eller direkte til barnehagen i Våler og be om å få innsyn i dine personopplysninger. Vi vil svare på din henvendelse så raskt som mulig og innen 30 dager.

  • Innsyn: Du har rett til å be om å få se hva som er lagret om deg som foresatt og dine barn.
  • Retting av informasjon: Om du etter innsyn har sett opplysninger som er objektivt uriktig, kan du be om å få det rettet.
  • Sletting av informasjon: Du kan ha rett til å få slettet opplysninger som ikke er arkivverdige. Du har ikke rett til å få slettet opplysninger som kan være viktige for senere behandlinger ved for eksempel klage
  • Begrenset behandling: Du kan kreve midlertidig stopp i behandling av opplysninger hvis du mener de opplysningene barnehagen sitter på er unøyaktige eller at vi ikke har grunnlag for å behandle opplysningene. Vi vil da undersøke innsigelsene dine før opplysningene behandles videre.
  • Dataportabilitet: Du kan be om å få utlevert alle opplysninger du selv aktivt har gitt oss om deg som foresatt eller om ditt barn. Dette er opplysninger du har gitt samtykke til. Dette gjelder også dersom du ønsker disse opplysningen sendt videre til for eksempel ny barnehage dersom dere flytter.
  • Protestere mot bruk av opplysninger: I helt spesielle tilfeller kan det hende du vil ønske å protestere mot bruk av personopplysninger. Dette gjelder hvis vi bruker opplysninger som ikke er nødvendige eller at vi ikke har ditt samtykke. Retten gjelder ikke dersom vi har tungtveiende grunner som går foran din protest.

Les mer om dine rettigheter:
https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/den-registrertes-rettigheter/

 

PERSONVERNOMBUD

Våler kommune har et personvernombud som skal verne personverninteressene til både
innbyggere og ansatte i kommunen.
 

Personvernombudet kan kontaktes som følger:

Navn: Pernille Hammer     e-post: personvernombud@vis.kommune.no    tlf.: 452 97 187 

Tekstboks: PERSONVERNOMBUD
Våler kommune har et personvernombud som skal verne personverninteressene til både
innbyggere og ansatte i kommunen. 

Personvernombudet kan kontaktes som følger:
Navn: Pernille Hammer     e-post: personvernombud@vis.kommune.no    tlf.: 452 97 187  
 - Klikk for stort bildeBrukere som ønsker innsyn i behandling av personopplysninger eller korrigering av informasjon kan kontakte oss per post eller telefon, eller personlig oppmøte.

 

Denne personvernerklæringen følger bestemmelsene i personvernforordningen (EU) nr. 2016/679.

Sist endret 11.12.20