Sikker behandling av dataene er viktig for oss, og vil til enhver tid dokumenteres etter gjeldende lover og regler. Denne personvernerklæringen følger bestemmelsene i personvernforordningen (EU) nr. 2016/679 som er gjeldende fra 20. juli 2018.
Hvem er behandlingsansvarlig?
Rådmannen i kommunen er øverste ansvarlig for behandling av personopplysninger.
Det daglige ansvaret er delegert til virksomhetsleder for den aktuelle behandlingen. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret.
Hvorfor behandler Våler kommune personopplysninger om deg?
Våler kommune behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre våre lovpålagte oppgaver og andre tjenester, samt for å kunne saksbehandle henvendelser vi får fra deg.
Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi samler inn opplysningene, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller utleverer dem. Opplysningene om deg registreres og behandles på samme måte som om du hadde sendt inn din henvendelse på papir. Opplysningene vil bare bli brukt til saksbehandling for det formålet henvendelsen gjelder.
Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger
Personvernforordningen angir vilkårene for å behandle personopplysninger. For kommunen vil hjemmelen som oftest være samtykke fra den registrerte eller hjemmel i lov.
Sentrale lover er:
I noen tilfeller kan kommunen behandle personopplysninger om deg basert på ditt samtykke. Du vil i slike tilfeller bli informert om hva behandlingen går ut på og aktivt bli bedt om å samtykke til behandlingen av dine personopplysninger.
Du kan når som helst trekke ditt samtykke til behandling av personopplysninger tilbake.
Hva slags personopplysninger behandler Våler kommune?
Vanligvis behandler vi navn, fødselsnummer, adresse og e-post sammen med de opplysningene som en nødvendig for å identifisere deg og behandle saken din. Hvis det er av betydning for saken, behandler vi også opplysninger om sivilstatus, navn på ektefelle/samboer og barn.
Vi behandler opplysninger knyttet til de tjenester som du som innbyggeren benytter, eksempelvis barnehage, skole, byggesak, renovasjon m.m.
Innen helse- og omsorg, barnevern og tilsvarende tjenester behandler vi også opplysninger om helse og personlige forhold.
Hvor henter vi opplysningene fra?
Du har alltid rett til å få vite hvorfra vi henter opplysninger om deg i forbindelse med dine tjenester og ytelser i kommunen.
Det enkelte fagområde skal opplyse deg om dette i forbindelse med at du eksempelvis søker kommunen om en tjeneste eller ytelse. Våler kommune henter inn nødvendig informasjon fra deg direkte når du søker om en tjeneste fra kommunen.
Når vi tilbyr lovpålagte tjenester til våre innbyggere, kan vi dersom det er nødvendig hente opplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller offentlige registre, eksempelvis Folkeregisteret, Kontakt- og reservasjonsregisteret, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV), Utlendingsdirektoratet (UDI), Brønnøysundregistrene og Fylkesmannen. I disse tilfellene har vi egen lovhjemmel for å innhente opplysninger uten samtykke.
Vi kan også be deg om å opplyse annen type informasjon når du eksempelvis søker om en tjeneste eller ytelse.
Hvem er personopplysningene tilgjengelige for?
Personopplysninger i forbindelse med en spesifikk sak er bare tilgjengelig for saksbehandlere i kommunen som er involvert i saken. Våler kommune har taushetsplikt og kan bare utlevere personopplysningene dine hvis du samtykker til det, eller hvis det står i loven at vi skal gjøre det. Eksempler på det siste kan være lovpålagt rapportering til helseregister, eller elevresultater i nasjonale prøver.
Når dine personopplysninger behandles i fagsystem som ligger hos ekstern leverandør, har kommunen databehandleravtale med leverandøren for å regulere sikkerheten rundt behandlingen, og sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lov og forskrift.
Hvis kommunen må henvise saken din til et annet forvaltningsorgan, vil du bli informert, og vi vil spørre om tillatelse fra deg før en eventuell overføring av opplysningene. Vi gir ikke fra oss informasjon om deg til tredjepart uten at du har gitt tillatelse til dette.
I klagesaker mot kommunen vil vi også oversende personopplysninger til klageorganet.
Vi ønsker at personopplysninger hovedsakelig skal håndteres innenfor EU/EØS. I noen tilfeller, for eksempel når vi deler informasjonen med en leverandør som håndterer personopplysninger på vegne av kommunen, kan data i visse tilfeller lagres i et tredjeland.
I slike tilfeller er beskyttelsesnivået garantert enten ved beslutning fra EU-kommisjonen om at det berørte landet sikrer et tilstrekkelig beskyttelsesnivå eller ved bruk av såkalte passende beskyttelsesforanstaltninger, for eksempel godkjent adferdskodeks i mottakerlandet, EU-modellklausuler eller Privacy Shield.
Hvordan tar vi vare på personopplysningene dine?
Vi beskytter opplysningene i registrene våre på ulike måter. Vi har tekniske sikkerhetsløsninger som skal sikre at uvedkommende ikke skal få tilgang til dine opplysninger, at opplysningene om deg er tilgjengelige når det er behov for de samt at opplysningene ikke kan endres eller manipuleres etter at de er registrert.
Bygninger hvor vi lagrer eller behandler personopplysninger er sikret med adgangskontroll. Vi har etablerte tiltak (internkontroll og internrevisjon) for å sikre at det er bare er godkjente personer i kommunen som har tilgang til opplysningene dine.
Alle de ansatte i kommunene har gjennomgått egen opplæring i hvordan personopplysninger skal behandles.
Hvor lenge bevares opplysningene?
Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke.
Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven.
Hvilke rettigheter har jeg?
Når kommunen behandler opplysninger om deg, skal du som registrert i våre systemer alltid få vite hvilke data som behandles, hva opplysningene brukes til, samt hvor lenge opplysningene skal lagres.
Du kan henvende deg til kommunen og be om å få innsyn i dine personopplysninger. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.
Du har rett til innsyn
Du kan henvende deg til en hvilken som helst av våre avdelinger (via oppmøte, telefon, e-post eller kontaktskjema) og be om å få vite hva slags opplysninger de har om deg, hva de skal brukes til og hvor de er innhentet fra.
Dette gjelder både elektroniske og manuelle registre.
- Besøksadresse: Sentralgården, Vålgutua 251, 2436 Våler
- E-post: postmottak@vis.kommune.no
- Postadresse: Våler kommune, Vålgutua 251, 2436 Våler
- Sentralbord: 62 42 40 00
Du skal kunne kreve at feilaktige eller mangelfulle opplysninger om deg blir rettet
I utgangspunktet skal kommunen selv rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger. Det er imidlertid ikke alltid lett for den som behandler store mengder opplysninger å bli klar over at noe mangler eller er feil.
Vi anbefaler derfor at du bruker innsynsretten aktivt, og gir beskjed til avdelingen det gjelder hvis du oppdager feil.
Du kan kreve at unødvendige opplysninger om deg blir sperret eller slettet
Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet med registreringen.
Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel regnskapsloven eller arkivloven.
Du skal kunne utøve dine rettigheter gratis
Når du ber om innsyn, retting og sletting er dette gratis.
Rett til å klage til Datatilsynet
Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.
Du kan også lese mer om dine rettigheter på datatilsynets nettsider.
Personvernombud
Personvernombudet skal jobbe for at personvernet ivaretas på en god måte, både for ansatte og innbyggere.
Personvernombudet har som oppgave å veilede kommunen slik at personopplysninger blir behandlet på en god måte og i tråd med regelverket. Personvernombudet skal også bistå deg med å ivareta dine rettigheter, samt påpeke brudd på regelverket overfor den som er ansvarlig.
Selv om personvernombudet er ansatt i kommunen, har personvernombudet en uavhengig stilling i sitt arbeid som ombud. Personvernombudet er ikke underlagt ledelsens instruksjonsmyndighet når det utfører sin rolle.
Personvernombudet i Våler kommune kan kontaktes på følgende måte:
- Post: Personvernombud Pernille Hammer, postboks 403, 2408 Elverum
- E-post: personvernombud@vis.kommune.no
- Telefon: 452 97 187
- Besøksadresse: Kommunehuset Folkvang, Lærerskolealleén 1, 2408 Elverum