Hvem er behandlingsansvarlig? 

Våler kommune er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger der vi selv bestemmer formålet med behandlingen av opplysningene og de virkemidlene vi benytter til dette. Det daglige ansvaret for behandling av personopplysninger ved Våler folkebibliotek, er delegert til biblioteksjefen. 

Hva er det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysningene dine? 

Personopplysningene lagres for at biblioteket skal kunne administrere utlån av bøker og annet materiale til lånerne, samt andre tjenester som beskrives i denne personvernerklæringen. Når vi behandler personopplysninger, skjer det innenfor rammene av de lover og forskrifter som regulerer våre oppgaver og plikter. 

Avhengig av hva som er det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysningene dine, vil de bli lagret til du sier opp låneavtalen, eller trekker tilbake et samtykke. 
 
Personopplysninger knyttet til fakturaer og betaling blir lagret i 10 år fordi dette er et krav som følger av regnskapslovgivningen. 

Hjemmel for lagring av personopplysningene 

Hovedgrunnlaget for bibliotekets behandling av personopplysninger finnes i personvernforordningens (GDPR) artikkel nr. 6 1 a): «Den registrerte har gitt samtykke til behandling av sine personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål». Du skal ha fått informasjon om lagring av personopplysninger og gitt ditt samtykke da du ble registrert som låner. 
 
I noen tilfeller bygger også lagringen på GDPR artikkel nr. 6 1 b): «Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse eller GDPR artikkel nr. 6 1 c): «Behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt». 

Hvem har tilgang til personopplysningene? 

Dine personopplysninger er tilgjengelig for de ansatte for å kunne utføre sine funksjoner i biblioteket knyttet til de tjenestene du har bedt om eller har avtalt å bruke. Alle ansatte i kommunen er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 

Biblioteket benytter seg av tredjepartsleverandører til å utføre enkelte funksjoner eller for å tilby enkelte tjenester på våre vegne. Det inngås databehandleravtaler med alle virksomheter som behandler personopplysninger på våre vegne. De kan ikke behandle personopplysningene på andre måter enn det som er avtalt med oss. 

Hvilke personopplysninger behandler vi? 

Registrering som bibliotekbruker: 

Når du blir låner ved Våler folkebibliotek registreres dine personopplysninger i biblioteksystemet Bibliofil. Bibliotek-Systemer AS er databehandler for bibliotek i Norge som bruker Bibliofil, inkludert Våler folkebibliotek. 
 
I Bibliofil lagres følgende personopplysninger om lånere: 

Navn 

Adresse 

Evt. alternativ adresse, f. eks. til arbeidsgiver (om låner ønsker det) 

Fødselsdato 

Kjønn 

Telefonnumre 

E-postadresser 

Valg knyttet til om meldinger ønsket mottatt på e-post, SMS eller som brev 

Lånergruppe (barn, voksen) 

Foretrukket språk 

Strekkode for lånekort 

PIN/passord 

Hjemmebibliotek 

Informasjon om Nasjonalt lånekort er tilknyttet Nasjonalt låneregister 

Fødselsnummer (dersom Nasjonalt lånekort er tilknyttet Nasjonalt låneregister eller låneren aksepterer det) 

Klasse (dersom låner er skoleelev) 

Informasjon om barn (dersom biblioteket og låneren ønsker det) 

Informasjon om foresatte (dersom biblioteket og låneren ønsker det) 

Standardiserte koder for rettigheter og avgrensninger i tilgang til tjenester 

Statistikk for siste hendelser (Oppretting av låneforhold, siste dato for lån, siste dato for purring osv.) 

Opplysning om evt. sperring for lån, samt årsak til sperringen og dato for sperringen   

Utløpsdato for Nasjonalt lånekort 

Melding til låneren 

Interesseområder og huskelister (som låneren selv registrerer og administrerer) 

Informasjon låner oppgir i saksbehandlingstjenesten 

Opplysninger om eventuell avtale om adgang til biblioteket i ubetjent åpningstid 

Aktive lån inkludert informasjon om purringer evt. regninger 

Evt. utestående beløp (purring og regninger) og hva årsaken til beløpet er 

Lånehistorikk (når låneren ønsker å ta vare på dette) 

Utlånsmeldinger (utsendte purringer og reserveringsbrev) 

Aktive reserveringer 

Aktive fjernlånsbestillinger 

Personvernerklæringen til Bibliotek-Systemer AS er tilgjengelig her 

Din kontaktinformasjon 

Kontaktinformasjonen ligger under din profil på Min side. Denne informasjonen brukes av biblioteket for å sende deg varsler og meldinger om dine lån og reserveringer. 

Når du registrerer deg som bruker ved Våler folkebibliotek, inngår du en avtale om å følge utlånsreglementet.  

Behandlingsgrunnlag følger av GDPR artikkel 6 nr. 1 b), som tillater oss å behandle personopplysninger som er nødvendig for å oppfylle en avtale. 

Du kan når som helst avslutte din låneavtale ved å kontakte bibliotekene. Utestående lån må leveres før låneavtalen kan avsluttes. 

Nasjonalt lånekort 

I Norge utveksles adresseopplysninger og enkelte andre personopplysninger med Nasjonalt lånerregister for å kunne benytte samme lånekort i folkebibliotekene i Norge. 

Det utveksles bare opplysninger om lånere som har gitt særskilt samtykke til å være registrert i Nasjonalt lånerregister. Utvekslingen av opplysninger mellom Bibliofil og Nasjonalt lånerregister omfatter adresseinformasjon og ikke opplysninger om lån, reserveringer, gjeld eller andre forhold mellom låner og det enkelte bibliotek. 
 
Nasjonalbiblioteket og biblioteksystemleverandørene i Norge står bak Nasjonalt lånerregister, og det foreligger databehandleravtale mellom partene. Behandling av personopplysninger i Nasjonalt lånerregister er beskrevet her. 

Behandlingsansvarlig for opplysningene er Bibliotek-Systemer AS, ved daglig leder, postboks 2093 Stubberød, 3255 LARVIK 

Du kan se hvilke opplysninger som er lagret om deg ved innlogging i Nasjonalt lånerregister med lånekortnummer og fødselsnummer. Du kan kreve opplysningene endret eller slettet i alle bibliotekene der du bruker kortet. 

Nasjonalbiblioteket har det overordnede ansvaret for Nasjonalt lånekort og Nasjonalt lånerregister. Henvendelser kan rettes til Nasjonalbiblioteket på e-post. 

Bruk av digitale tjenester:

Våler folkebibliotek tilbyr våre lånere digitalt innhold som e-bøker, e-lydbøker, filmer, aviser og tidsskrifter gjennom egne tjenester. Disse tjenestene behandler personopplysninger om deg slik som e-postadresse, navn, lånernummer etc. Vi kan ikke se om lånekortet har blitt brukt til innlogging i digitale tjenester. 

                 BookBites 

Som låner ved Våler folkebibliotek kan du låne e-bøker og e-lydbøker ved å registrere deg i appen BookBites. 

Behandlingen av personopplysningene baserer seg på den avtalen du har inngått da du registrerte deg som låner ved Våler folkebibliotek . 
 
Se Personvernerklæring for tjenesten BookBites i Norge 

Se Informasjonskapsel- og personvernpolicy 

                 Filmbib 

Du må ha Nasjonalt lånekort for å bruke Filmbib. Ved innlogging med lånekortnummer og pinkode autoriseres disse mot Nasjonalt låneregister.  

Behandlingen av disse personopplysningene baserer seg på den avtalen du har inngått da du registrerte deg som låner. 
 
Det er ingen utveksling av data mellom Filmbib og Våler folkebibliotek. 

Her finner du personvernerklæringen til Filmbib 

                 Filmoteket 

Filmoteket.no er en tjeneste fra Norgesfilm AS. Du må ha lånekort for å bruke Filmoteket. Ved innlogging med lånekortnummer og pinkode autoriseres disse mot Nasjonalt låneregister, og registrerer ditt hjemmebibliotek. 
 
Behandlingen av disse personopplysningene baserer seg på den avtalen du har inngått da du registrerte deg som låner. 
 
Det er ingen utveksling av data mellom Filmoteket og Våler folkebibliotek. 

Her finner du personvernerklæringen til Norgesfilm 

                  PressReader 

Når du bruker PressReader for tilgang til aviser og tidsskrifter på forskjellige språk logger du deg inn i tjenesten når du er i bibliotekenes lokaler, enten ved å laste ned appen eller via Bibliofil-appen på egen enhet. Logg på vk-gjest med passord gjestivaler og du har tilgang i 3 dager hvis du har lastet ned appen.
 
Behandlingen av disse personopplysningene baserer seg på den avtalen du har inngått da du registrerte deg som låner. 
Her finner du mer informasjon om personvern hos PressReader 

Meråpent bibliotek - Om adgangsregistrering og kameraovervåking 

                 Adgangsregistrering 

Med meråpent bibliotek menes at du kan benytte biblioteket utenom ordinær åpningstid ved å låse deg inn med ditt lånekort. Når biblioteket er selvbetjent registrerer vi hvem som bruker løsningen gjennom innloggingen i døren. Opplysningene oppbevares så lenge det er saklig behov for det og anonymiseres deretter for statistikkformål. 

                Kameraovervåking 

For å kunne benytte deg av tilbudet om meråpent bibliotek, gjøres du kjent med og aksepterer vilkåret om at det gjennomføres kameraovervåking i lokalene ved å signere kontrakten for bruk av meråpent bibliotek. Du kan trekke tilbake aksepten/samtykket når som helst, noe som imidlertid innebærer at tilbudet om meråpent bibliotek ikke kan benyttes. 

Formålet med kameraovervåkingen er å ivareta din sikkerhet og som beskyttelse for bibliotekets inventar og utstyr. Opptak kan utleveres til politiet for oppklaring av straffbare forhold. 

Kameraopptak slettes automatisk etter 7 dager. 

Bruk av informasjonskapsler (cookies) og analyseverktøy 

                 Informasjonskapsler (cookies) og lokalt lager - Bibliofil 

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Dette er informasjon som så overføres tilbake til nettstedet ved senere besøk. Lokalt lager er lokalt lagret informasjon i nettleseren som er tilgjengelig for programmet (Javascript) som utformer nettsiden i brukerens nettleser. Innholdet i lokalt lager lastes ikke opp til nettstedene. Lokalt lager deles inn i sesjonslager, som tømmes dersom nettleseren avsluttes og permanent lokalt lager, som ikke tømmes. 

I Bibliofil benyttes informasjonskapsler og lokalt lager i lånernes nettjenester og i appen til Bibliofil. Det brukes også i nettjenestene for bibliotekarene. 
 
Informasjonskapslene og lokalt lager brukes til å skreddersy brukeropplevelsen, blant annet å huske påloggingsopplysninger. 
 
Generelt benyttes lokalt lager der det er mulig, mens informasjonskapslene kun brukes der det er behov for denne funksjonaliteten. 

Lagring og bruk av informasjon er ikke tillatt med mindre brukeren er informert om og har godtatt at informasjonen lagres, har forstått målet med lagringen og måten informasjonen blir brukt. I Bibliofils nettjenester benyttes informasjonskapsler og lokalt lager, og låneren blir informert om dette ved bruk og kvitterer for dette eksplisitt. Hvis det ikke kvitteres for, vil informasjonen fortsettes å vises til låneren. 
 
Hvis låneren ikke godtar bruk av informasjonskapsler, kan bruk av informasjonskapsler skrus av i innstillingene til nettleserprogrammet. Hvis dette gjøres, vil det være vesentlig funksjonalitet i Bibliofils nettjenester som ikke vil fungere. Det anbefales derfor å godta bruk av informasjonskapsler. 
 
Se Personvernerklæringen til Bibliotek-Systemer AS her 

               Statistikk 

Vi lagrer også pseudonymiserte opplysninger i form av statistikk. Denne behandlingen har grunnlag i GDPR artikkel nr. 6 1 e): «Behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt». Bibliotekene er pålagt å samle inn statistikk over bruken av biblioteket. Denne statistikken kan ikke identifiseres på personnivå og avleveres til Nasjonalbiblioteket. Statistikken brukes også internt til å utvikle bibliotekstjenestene og driften vår. Våler folkebibliotek samler inn opplysninger om besøkende på https://www.vaaler-he.kommune.no/tjenestetilbud/kultur-og-fritid/biblioteket/. Dette gjør vi ved bruk av informasjonskapsler, såkalte cookies. 

Hvem benytter opplysningene? 
Opplysningene som samles inn via informasjonskapsler vil kun benyttes internt, og vil ikke videreføres til tredjeparter utover det som er spesifisert. 

Henvendelser per e-post 

Det er frivillig for deg å kontakte biblioteket ved å sende en henvendelse per e-post. Behandlingsgrunnlaget er i den sammenheng samtykke fra deg (GDPR artikkel 6 nr. 1 a). 

Når du kommuniserer med oss via e-post eller våre Facebook-sider, lagres meldingsutvekslingen slik at vi kan hjelpe deg best mulig, og slettes deretter. Personopplysninger vi mottar blir ikke benyttet til andre formål enn å svare på henvendelsen. 

Sosiale medier 

Våler folkebiblioteks nettsted inneholder lenker til våre profilsider på det sosiale mediet Facebook. Din bruk av disse funksjonene er underlagt personvernerklæringene til selskapene som leverer tjenesten. 

Hvilke rettigheter har du? 

Når opplysninger om deg samles inn og brukes, har du en del rettigheter du bør kjenne til. Innsyn og sletting av personopplysninger 

Du kan kreve innsyn i personopplysningene som lagres om deg, og du kan også kreve opplysningene rettet eller slettet innen en måned forutsatt at det ikke foreligger uoppgjorte forhold. Vær oppmerksom på at lagring av enkelte opplysninger er nødvendig for at du kan være låner ved Våler folkebibliotek. 

Personopplysninger i Bibliofil 

Når du er logget inn i Bibliofils nettjenester har du tilgang til nesten all informasjon biblioteksystemet har lagret om deg. Ta kontakt med ditt bibliotek dersom du ønsker utvidet innsyn i personopplysninger eller ønsker sletting av personopplysninger. 

Nasjonal låner 

Du kan se hvilke opplysninger som er lagret om deg i Nasjonalt låneregister ved å logge deg inn her med lånekortnummer og fødselsnummer. Du kan kreve opplysningene endret eller slettet i alle bibliotekene der du bruker kortet. 

Les mer om dine rettigheter 

På hjemmesiden til Datatilsynet.no finner du en oversikt over alle rettighetene du har etter personvernregelverket. 

Personvernombud 

Personvernombudet i Våler kommune gir veiledning til kommunen, og bistår deg som bruker med å ivareta dine rettigheter knyttet til behandling av personopplysninger. 

Personvernombudet kan kontaktes direkte på e-post: personvernombud@vis.kommune.no